translate a sentence regarding school absences

Question

I need to call families regarding student absences. Most of the families I talk to are from Mexico. I'd like to translate this sentence in colloquial Spanish, not necessarily a direct translation from English (that is, how would someone in Mexico actually say this?)

When a student reaches a certain number of absences, it's our policy to have a meeting with the parents.

Here's my first attempt:

Cuando un estudiante tiene un determinado número de ausencias, es nuestro política tener una reunión con los padres.

Most of the spanish speakers I work with say that "reunión" or "junta" are most often used for meeting.

Thank you. This forum is awesome.

I edited it to say "nuestro" - missy8888, Mar 22, 2012

But is "nuestra", because politics is female in Spanish. - -cae-, Mar 22, 2012

Answer 1

Tu frase está muy bien, Robin :

"Cuando un estudiante tiene un determinado número de ausencias, es nuestra política tener una reunión con los padres"

De otro modo, un poco más informal:

"Según nuestras normas, cuando un estudiante falta a clase un determinado número de veces, debemos tener una reunión con los padres".

Oh, that's great. A much more relaxed way to say this. Thanks! Is "normas" more commonly used in Spanish? In English, "norms" is rather formal. - robinflight, Mar 22, 2012

Sí, "normas" es más frecuente para hablar con los padres. Si no, puedes decir "según nuestra normativa" o "según nuestro reglamento" (ambos, algo más formales que "normas") - Cordobesa, Mar 23, 2012